Comptabilité

Gestion de contenu d’entreprise : Pourquoi opter pour la dématérialisation ?

La dématérialisation est une méthode innovante qui facilite les actes de gestion d’une entreprise. D’un côté, elle assure un gain de temps considérable dans la recherche et le traitement de données. Et d’un autre, elle permet d’améliorer la productivité en optimisant l’accès, le stockage et le traitement des documents administratifs.

Les avantages d’un logiciel de dématérialisation

Un logiciel de dématérialisation peut s’adapter à n’importe quel secteur que ce soit dans l’administration, le comptable ou le traitement des factures. Aussi, tout comme il peut être utilisé dans les grandes entreprises, il peut également servir dans les ETI, les TPE et les PME. Le fait de numériser les documents permet à une entreprise de booster sa productivité et de gagner en compétitivité. C’est possible, car le format électronique facilite l’accès et le partage des données nécessaires. Ainsi, depuis un archivage électronique, chaque collaborateur pourra retrouver les documents ou les supports qui leur sont nécessaires. De plus, cela réduit les coûts liés à l’impression qui nécessite beaucoup plus de temps et de papier !

Un logiciel de dématérialisation des factures clients fournisseurs offre aussi un gain de temps considérable. Ainsi, les factures arrivent rapidement chez le client. Ce qui permet à ce dernier d’entamer un règlement dans le temps. C’est très pratique pour la logistique. De plus, cela assure une mise à jour constante de la comptabilité d’entreprise. En outre, la numérisation garantit un meilleur archivage des documents qui seront plus faciles à retrouver au moment voulu. Sans parler du fait qu’elle débarrasse des piles de dossiers qui s’entassent sur les étagères d’un bureau. Il est même possible de sécuriser les dossiers sensibles. Entre autres, il est permis de faire une sauvegarde contre une suppression accidentelle, de bloquer l’invasion de virus et les intrusions extérieures.

Les critères à étudier avant de prendre un outil de numérisation

Il existe actuellement beaucoup de sociétés numériques qui proposent des outils de dématérialisation performants. Ces derniers peuvent fournir des services globaux ou spécifiques selon un secteur d’activité donné. Quoi qu’il en soit, un logiciel de dématérialisation des documents au sein de l’entreprise doit avant tout avoir une fonction CRM complète et performante. Cela est essentiel afin d’assurer une visualisation complète du fonctionnement de la société comme les cycles de ventes, les tâches et relations commerciales, les statistiques de démarchage, etc. Il faut aussi qu’il propose des outils qui proposent une meilleure interaction avec les clients et les prospects. Ainsi, ces derniers pourront suivre facilement leurs commandes et avoir une meilleure assistance.

En outre, un bon outil de dématérialisation permet de gérer des factures plus facilement. En offrant un processus de facturation complet, il pourra aller de la création de devis jusqu’à leur transformation en facture. Pour faciliter l’échange avec le client, il est même possible d’établir une signature électronique pour clôturer une transaction ou une commande. Toujours dans le but de faciliter la comptabilité d’une entreprise, il sera possible d’effectuer des paiements sécurisés par virement ou par cartes bancaires. Sans oublier l’envoi automatique des relances d’impayés. Et enfin, un outil de dématérialisation doit avoir une fonction de gestion de stocks optimisée. Elle contribue dans l’amélioration de la logistique d’une société.

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