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Tout ce qu’il faut savoir sur l’utilisation de l’enveloppe dans le milieu professionnel

Intro : L’envoi de courrier par voie postale implique nécessairement d’utiliser de l’enveloppe. Cette dernière demeure parmi les fournitures essentielles de nos jours. Son utilisation dans le cadre professionnel reste aussi d’actualité. Mais pourquoi l’usage des enveloppes persiste dans ce milieu ? Existe-t-il des règles à connaître dans ce cadre ?

Quel format d’enveloppe utilisé en entreprise ?

Cela dépend de la taille de l’objet ou du feuillet à mettre dans l’enveloppe. Un modèle DL qui fait 110 mm sur 220 mm convient pour un A5 plié en deux ou un A3 plié en trois. On préfèrera le format C7 ou C6, qui fait respectivement 810 mm sur 113 mm et 114 mm sur 162 mm pour un petit objet, voire un A4 plié en 4.

Une enveloppe A5, mesurant 162 mm sur 229 mm, convient mieux pour un papier A5 ou A4 plié en 2. Sinon, on choisit un modèle C4 pour un flyer A33 plié en 2. Pour un papier de type A3, le format C3 semble en revanche plus approprié. Celui-ci fait 324 mm sur 458 mm.

Choisir une enveloppe en fonction de l’envoi

C’est une pratique souvent oubliée mais elle prend toute son importance sur le plan marketing. Aussi faut-il noter la nécessité de recourir aux enveloppes colorées dans le milieu commercial. Cela s’explique par le fait que cet objet va constituer le premier contact avec le destinataire. Il est donc crucial de savoir faire bonne impression.

Pour l’utilisation courante, on peut rester sur les modèles standards. Une enveloppe ou A4 sera parfaite pour les courriers habituels. Sinon, on peut se tourner vers les formats plus grands de type C3 pour les factures ou autres documents administratifs. En cas de dossiers volumineux, vous pouvez recourir aux pochettes à soufflet.

Quelques astuces pour choisir une enveloppe

Qu’il s’agisse d’une enveloppe ou tout autre modèle, l’ouverture peut être un critère pour faciliter le choix. Alors, notez que certains modèles d’enveloppe sont conçus pour s’ouvrir sur le côté plus petit. Pour les autres, l’ouverture se fera en revanche sur le grand côté.

Le nombre de destinataire importe également dans le choix de cette fourniture. Une enveloppe avec une fenêtre minimum de 45 mm sera nécessaire quand les adresses dépassent les 4 lignes. Par contre, vous pouvez rester sur un modèle avec une fenêtre plus petite pour une adresse de moins de 3 lignes.

Enfin, on note l’utilité de vérifier le type de fermeture pour vos enveloppes. La plupart des modèles possèdent aujourd’hui une fermeture autocollante. Sinon, il y a encore ceux à patte gommée qui apparaissent comme plus esthétiques.

Où acheter ses enveloppes d’entreprise ?

Aujourd’hui, on peut acheter en ligne des enveloppes de toutes les couleurs et toutes les tailles. L’avantage de cette procédure réside dans le gain de temps. La commande se fait sur internet et donc pas besoin de se déplacer auprès du fabricant. A cela s’ajoute la possibilité de bénéficier de rabais en cas de grosse commande.

Pour la qualité, on choisira un fournisseur fiable en mesure de garantir ses articles. Le respect du délai de livraison est aussi important. Sinon pour la qualité, on peut choisir des produits respectant les normes ou avec des labels comme la marque NF. L’objectif ici sera de donner le ton aux articles dont la conception respecte l’environnement.

Voilà d’une manière générale les essentiels à retenir sur l’utilisation des enveloppes en entreprise. Il faut reconnaître que compte tenu de son utilité et du coût, cet objet doit être choisi avec soin.

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