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Un secrétariat téléphonique externalisé : solutions et avantages

Renforcer sa position concurrentielle est souvent compliqué dans pratiquement tous les secteurs d’activité. D’autant plus que les grosses structures dominent souvent les plus grandes parts de marché. Pour y remédier, il est essentiel de se démarquer afin d’assurer le développement de sa société. Cela demande une sérieuse concentration sur son cœur de métier. Les tâches annexes devront donc être déléguées à des prestataires pour éviter de se laisser distraire. Ces derniers pourront notamment s’occuper de la permanence téléphonique d’entreprise et tous les services liés au secrétariat.

 

Les solutions d’externalisation à considérer pour le secrétariat téléphonique

Disposer d’un service de secrétariat téléphonique est une bonne chose pour chaque entreprise. Il permet de gérer facilement les appels entrants et les rendez-vous entre autres. Mais il renvoie en même temps une meilleure image envers les correspondants. Pour la mise en place d’un service professionnel, il est possible de choisir entre deux solutions particulières.

Collaborer avec un télésecrétaire indépendant

Un télésecrétaire indépendant est un professionnel qui entreprend les mêmes missions qu’un secrétaire classique. Seulement, il travaille en solo depuis son domicile. Généralement, cette solution est plutôt adaptée aux PME. Ces catégories d’entreprises reçoivent une faible quantité de sollicitations au quotidien. Le télésecrétaire indépendant pourra s’occuper de leur permanence téléphonique d’entreprise sans problème. Mais les grands groupes peuvent aussi se tourner vers cette solution, uniquement pour épargner les équipes en interne des surcharges de travail temporaires.

Cette option est la meilleure voie possible pour confier la gestion du secrétariat téléphonique. Il faut dire qu’elle procure des avantages économiques intéressants sans oublier les compétences élevées du professionnel. Dans la réalisation de ses missions, un télésecrétaire peut s’occuper de l’accueil téléphonique personnalisé au nom du commanditaire. Il en est de même pour la gestion des réclamations et questions, la prise de message, le transfert des appels au correspondant…

Opter pour un call center

Le call center est une plate-forme téléphonique spécialisée dans presque toutes les activités associées à la gestion de la permanence téléphonique d’entreprise. Généralement, les sociétés le choisissent pour sa capacité à traiter un nombre conséquent d’appels au quotidien. En réalité, il emploie plusieurs équipes de téléopérateurs capables de répondre à différents contacts en même temps.

En plus des appels entrants, il peut également s’occuper des appels sortants. De ce fait, cette solution peut répondre aux besoins des grands groupes qui reçoivent des centaines d’appels tous les jours. Dans ses prestations, un call center est en mesure d’informer la clientèle ou prendre en charge le service après-vente, la gestion des requêtes, la télévente, la téléprospection…

Profiter des avantages procurés par le secrétariat téléphonique externalisé

Le service de secrétariat est une entité indissociable d’une entreprise. Il contribue à assurer le développement de son pôle administratif et commercial. Cependant, les dirigeants et les collaborateurs n’ont pas souvent le temps et l’énergie pour se consacrer aux activités qui y sont associées en plus de leurs tâches initiales. C’est pourquoi bon nombre d’entre eux choisissent les services externalisés de permanence téléphonique d’entreprise.

Quelle que soit la solution choisie, les commanditaires ont la possibilité de confier différentes missions. Comme évoqué précédemment, qu’il s’agisse d’un télésecrétaire indépendant ou un centre d’appels, il est possible de déléguer la gestion téléphonique, la prise de rendez-vous, les relances…

En choisissant un prestataire fiable, la société cliente pourra s’attendre à un travail professionnel et efficace. Souvent, les télésecrétaires ont suivi des formations en secrétariat. Ils disposent des compétences nécessaires dans la communication par téléphone. Leurs expériences dans le métier leur permettent d’offrir des services de qualité en fonction des besoins des commanditaires et de leurs clients ou fournisseurs.

Les avantages économiques sont aussi au rendez-vous avec l’externalisation. Les sociétés clientes n’auront plus à engager un personnel supplémentaire. Cela engendre de lourdes dépenses avec les différentes charges sociales et salariales sans oublier l’achat de matériels et équipements de téléphonie. Les tarifs sont aussi moins élevés sachant qu’ils sont fixés en fonction des appels traités.